年に一度開催されるNGO団体のファミリーメンバー感謝祭。
今回は、寄付者と支援を受ける側の「ありがとう」をつなぐコミュニケーションの場として、運営をご検討中の団体様からご相談をいただきました。
新任マネージャーとして他業務と並行しながらも、限られた時間でイベント進行や全体管理にどれほど注力できるのか不安があるとのこと。
そこで、スポットPM支援として、企画〜実行まで伴走させていただきました。
成功の3つのポイント
目的に立ち返る企画設計
→ イベントの目的を「ありがとうを“見える化”する場」と再定義し、それに基づいて進行シナリオを再構築。
進行とタスクの“見える化”
→ 定例会ごとのアジェンダ、議題、決定事項を整理し、ゴールから逆算した進行設計を実施。
→ タスク一覧や当日の運営タイムテーブルも整備し、属人化の解消を図りました。
次回に活かせる“型”を残す
→ 実行テンプレートと振り返りシートを提供し、次回以降もチームが自走できる運営基盤を構築。
ご担当者様の声
「“ちゃんと考えなくていい型”があるだけで、仕事の負担がぜんぜん違いました。」
「アジャイル形式で進めてきましたが、最後まで参加者全員が大満足の場となり、本当に感謝しています。」
支援スケジュール
ご相談開始：2025年1月
イベント開催：2025年3月末
支援期間：2025年2月〜3月末
主な課題（支援前）
- チーム内の役割分担が曖昧で、直前にバタバタしがち
- 過去の資料はあるが、タスクが属人化していて再利用できない
- 担当者が変わるたびに、毎回ゼロからの立ち上げ
今回の支援内容
- 目的・ターゲットの明確化（「安心して楽しめる“ありがとう”の場」）
- イベント全体の構成設計・タスク分解
- 運営タイムスケジュール・役割分担表のテンプレート提供
- 定例ミーティングでの進捗管理・意思決定支援
- 定例会アジェンダ案のテンプレート化・提供
- 伴走ミーティング（隔週1回）
得られた結果
- 「誰が何を、いつまでに」やるかが明確になり、チームの動きがスムーズに
- 担当者が「自信を持って進められた」と実感
- 終了後には「次回もこの型で回せる！」という声が自然にあがる
- 事故・混乱なく、参加者からも高い満足の声が寄せられた
学びと気づき
「イベント運営＝当日の盛り上がり」ではありません。
実は、勝負は“準備設計の段階”で決まっています。特に、本業と兼務する担当者にとっては、
「進め方の“型”」があるだけで、迷いと負担が大幅に軽減されることを再確認しました。
「こういう支援を求めていた」と感じていただけることが一番のやりがいです。
まずは無料ヒアリングからお気軽にどうぞ！
コメント